Współcześnie, w dobie technologizacji, cyfryzacja dotyka kolejnych obszarów naszego życia. Jednak Krajowy System e-Faktur, który został wprowadzony do użytku w 2022 roku, najlepiej pokazuje, że przełomowe, technologiczne rozwiązania nie zawsze witamy z otwartymi ramionami. Po ponad dwóch latach system KSeF nadal budzi pewne kontrowersje i wątpliwości. Przyjrzyjmy się zatem zaletom i wadom e-fakturowania.
System KSeF – czy to przyszłość fakturowania?
No właśnie – przyszłość, a może jednak teraźniejszość? System KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, został wprowadzony przez Ministerstwo Finansów 1 stycznia 2022 roku, a był testowany już od jesieni 2021 roku.
Zatem czym jest KSeF? Jest to ogólnokrajowy, oficjalny informatyczny program rządowy, umożliwiający wystawianie i otrzymywanie elektronicznych faktur ustrukturyzowanych. Korzystając z bezpłatnej aplikacji udostępnianej przez rząd, czyli Aplikacji Podatnika KSeF (lub odpowiedniego oprogramowania komercyjnego), można wystawiać, przechowywać, odbierać i wysyłać faktury w formacie .xml.
Dlaczego zatem – choć KSeF jest dostępny już od ponad dwóch lat – o e-fakturach ciągle mówimy w kontekście przyszłości? Dlatego, że KSeF ciągle figuruje w prawie jako rozwiązanie dobrowolne, co więcej, będące w fazie konsultacji. Wydawało się, że system obligatoryjnie wejdzie do użytku 1 lipca 2024 roku, jednak w styczniu Ministerstwo Finansów wykreśliło tę datę z kalendarza, nie podając innej.
Zalety i wady systemu KSeF
Przedsiębiorcy, którzy z obawą podchodzą do KSeF, z takiego obrotu spraw zapewne się cieszą. Czy jednak jest się czego bać? Pamiętajmy, że system powstał w celu zautomatyzowania i usprawnienia procesu wystawiania faktur ustrukturyzowanych. Do jego największych zalet możemy zaliczyć:
- automatyzację wystawiania faktur, co przyspiesza i usprawnia proces oraz eliminuje ryzyko wystąpienia „błędu ludzkiego” przy wpisywaniu danych;
- brak ryzyka zgubienia lub zniszczenia faktur, co zdarza się przy dokumentach fizycznych. W systemie KSeF faktury są przechowywane przez 10 lat;
- wygodę, ponieważ przedsiębiorca nie jest zobligowany do drukowania i przechowywania fizycznych dokumentów;
- oszczędności finansowe, wynikające z ograniczenia kosztów papieru, drukowania i archiwizowania dokumentów.
Jak widzisz, KSeF może mieć wiele plusów! Sceptycy podkreślają jednak, że minie sporo czasu, zanim wszyscy oswoją się z e-fakturami. Podkreśla się, że w początkowej fazie użytku wady mogą przesłonić zalety: na początkowym etapie użytkowania KSeF mogą wystąpić awarie, dostosowanie procesów firmowych do elektronicznego obiegu dokumentów będzie wymagać czasu, a kolejnym wyzwaniem jest poznanie specyfiki systemu przez pracowników.
Krajowy System e-Faktur – co dalej?
Na tent moment? Trudno powiedzieć. Kolejna data obligatoryjnego wprowadzenia KSeF, jak już wspomnieliśmy, do tej pory nie została podana. Nie oznacza to jednak, że przedsiębiorcy powinni na ten temat „machnąć ręką”. Wręcz przeciwnie. Zachęcamy do poznawania Krajowego Systemu e-Faktur, póki można to zrobić bez presji obowiązkowego korzystania z niego.
Warto w tym celu sięgnąć po pomoc do specjalistów, takich jak księgowa Monika Salawa, która prowadzi branżowy blog, https://podatkiprogramisty.pl/.
