Każda firma ma obowiązek przechowywania akt i dokumentów przez określony przepisami czas. Archiwizowanie ich we własnym zakresie stanowi duże wyzwanie, zwłaszcza w przypadku małych firm z brakiem dostępu do profesjonalnego archiwum. Kiedy warto skorzystać z usług zewnętrznego podmiotu?
Archiwizacja dokumentów Gdynia — obowiązki przedsiębiorców
Ustawodawca na każdego przedsiębiorcę nakłada obowiązek przechowywania dokumentacji, w tym również akt, przez określony czas. Niektóre okresy są naprawdę długie i wynoszą nawet 50 lat. Celem gromadzenia dokumentów jest oczywiście zachowanie do nich dostępu na wypadek, gdyby konieczne było uzyskanie pewnych informacji. Nie ulega wątpliwości, że archiwizacja dokumentów to żmudny obowiązek, a wielu przedsiębiorców nie dysponuje wystarczającą ilością miejsca do składowania wszystkiego, co wymagane przepisami prawa. W takiej sytuacji warto skorzystać z usług podmiotu zewnętrznego, jakim jest firma Ekoakta.
Dlaczego warto wybrać archiwum zewnętrzne?
Zewnętrzne przechowywanie akt w Gdyni to doskonałe rozwiązanie dla przedsiębiorców, którzy nie posiadają odpowiednich zasobów, aby archiwizować dokumenty we własnym zakresie. Nie chodzi tutaj wyłącznie o miejsce do składowania, lecz również o wiedzę w zakresie zasad archiwizacji poszczególnych pozycji. Tylko dzięki odpowiednim procedurom uzyskanie dostępu do dokumentacji będzie możliwe w dowolnym momencie. Archiwizacja dokumentów Gdynia to:
- odbiór dokumentów, które zgodnie z prawem należy archiwizować,
- bezpieczny transport papierów do miejsca docelowego,
- katalogowanie dokumentów zgodnie z ogólnie przyjętymi zasadami,
- dostęp do dokumentów o każdym czasie.
Zewnętrzne archiwum oferuje również usługę niszczenia tych dokumentów, których zgodnie z przepisami nie trzeba już przechowywać. Szczegóły zawsze ustalane są z właścicielami firm, gdyż niektóre papiery mogą być cenne z punktu widzenia zawartych w nich informacji merytorycznych czy handlowych.
Przechowywanie akt — usługa dla dużych i małych firm
W dużych firmach ilość dokumentów do przechowywania bywa przytłaczająca, natomiast mniejsze podmioty najczęściej borykają się z brakiem miejsca do archiwizowania. Rozwiązaniem tych i podobnych problemów jest usługa zewnętrznego archiwum, która skierowana jest do podmiotów o dowolnym profilu i zakresie działalności. Co istotne, wszelkie procedury dotyczące odbioru i przechowywania akt odbywają się zgodnie ze standardami i przyjętymi normami. W ten sposób można uniknąć problemu zgubionych dokumentów oraz przepełnienia przestrzeni biurowej papierami.
