Zgodnie z Rozporządzeniem o Ochronie Danych Osobowych, każdy administrator danych w krajach UE musi w odpowiedni sposób je gromadzić, przechowywać i archiwizować. W zakresie odpowiedniego przechowywania mieści się także właściwe niszczenie dokumentów. Czy wiesz, co oznacza bezpieczne niszczenie dokumentacji spełniającej zasady RODO i czy robisz to zgodnie z przepisami? Zaniedbanie tego może skutkować wysokimi karami finansowymi. Przeczytaj artykuł, by dowiedzieć się więcej.
Zadbaj o bezpieczeństwo informacji
Do dokumentów firmowych, zwłaszcza tych zawierających dane wrażliwe, nie powinny mieć dostępu osoby nieupoważnione. Wyciek danych mógłby oznaczać dla firmy poważne problemy. Na każdym etapie – od przechowywania do niszczenia danych – zgodnie z RODO, należy zapewnić im bezpieczeństwo. Można to zrobić, stosując odpowiednie metody niszczenia dokumentacji m.in. przy użyciu niszczarki o odpowiedniej klasie bezpieczeństwa niszczenia – od P-4 w górę. Jest to jednak zabieg kosztowny. Nic więc dziwnego, że coraz więcej firm sięga po profesjonalne wsparcie.
Cały proces niszczenia dokumentów papierowych, nośników elektronicznych informacji powinien odbywać się w bezpiecznym, chronionym miejscu, najlepiej pod nadzorem osób odpowiedzialnych za takie procedury. Ponadto należy także zapewnić odpowiednią utylizację dokumentów. Zobacz, jak wygląda to w firmie wyspecjalizowanej w niszczeniu danych – Rhenus Office Systems Poland – https://www.rhenus-office.pl/uslugi/niszczenie-dokumentow/.
Proces niszczenia dokumentów jest niezwykle istotny. Przepisy RODO wskazują bowiem, że dokumentów zawierających dane wrażliwe, nie można przechowywać dłużej, niż jest to konieczne do realizacji celów związanych z ich przetwarzaniem. Czas ten konkretyzuje prawo krajowe. Przykładowo: dokumentacja księgowa jest zazwyczaj przechowywana 5 lat od końca roku rozliczeniowego (co w efekcie daje prawie 6 lat).
Outsourcing usług niszczenia dokumentów
Dobra wiadomość jest taka, że ani właściciele firm, ani ich pracownicy, nie muszą osobiście zajmować się niszczeniem danych ani jej przechowywaniem. Dzięki usługom profesjonalistów z Rhenus Office Systems Poland przedsiębiorcy mają gwarancję, bezpiecznego i zgodnego z prawem niszczenia dokumentów.
Podczas procesu niszczenia dokumentacji Rhenus Office Systems Poland zachowuje wysoki poziom bezpieczeństwa. W praktyce oznacza to niszczenie dokumentów w 3 klasie utajnienia według normy ISO 21964. Dzięki temu działaniu niszczenie oraz utylizacja odbywają się zgodnie z obowiązującymi wymogami RODO, a Ty możesz zająć się rozwojem swojej działalności. Ofertę Rhenus Office Systems Poland znajdziesz poniżej: https://www.rhenus-office.pl/. Obejmuje ona również archiwizowanie i przechowywanie danych czy ich digitalizację.
